Mer om metodologin bakom rapporteringen

Metodbeskrivning om den öppna rapporteringen

Den nya uppförandekoden gäller samtliga medlemsföretag och innebär att företagen kommer att redovisa de värdeöverföringar som gjorts till hälso- och sjukvårdspersonal samt hälso- och sjukvårdsorganisationer i ett enhetligt format. Däremot kan metoderna för hur uppförandekoden tillämpas skilja sig åt mellan företagen på grund av företagens olika interna processer. Denna metodbeskrivning förklarar hur Bayer i Sverige har tillämpat den nya uppförandekoden.

1.    Bakgrund

Metodbeskrivningen är strukturerad och indelad i olika kapitel beroende på område och frågeställning där vi förklarar med exempel för att tydligt belysa metoden vi använder.

 

Vid eventuella tvetydigheter om värdeöverföringar ska offentliggöras eller inte, har vi siktat på fullständig transparens. Enbart om värdeöverföring klart inte anses omfattas av regelverket kommer det inte offentliggöras i rapporten.  

2.    Personuppgiftslagstiftningen- samtycke för publicering av värdeöverföringarna

2.1 Inhämtande av samtycke

Förfrågan om samtycke inhämtas från HCP och HCO som klassas som enskilda firmor innan samarbete inleds och värdeöverföringarna publiceras. Om HCP/HCO inte samtycker eller samtycke inte har inhämtats kommer värdeöverföringarna rapporteras i sammanslagen form.

 

2.2  Partiellt samtycke

Inhämtat samtycke är generellt och HCP/HCO kan inte välja att samtycka till vissa uppdrag och inte samtycka till andra uppdrag.  Om HCP/HCO väljer att inte samtycka till vissa uppdrag rapporteras alla uppdrag avseende denna HCP/HCO i sammanslagen form.

 

2.3 Hur länge gäller samtycket?

Samtycke gäller tillsvidare om inte den registrerade återkallar det. Återkallelse sker i enlighet med Personuppgiftslagen(vid denna tidpunkt 12§).


3.    Redovisningen- vad ingår?

3.1 Receptbelagda och receptfria läkemedel

Direkta och indirekta värdeöverföringar till HCP och HCO som är kopplade till aktiviter med Bayer. Aktiviter som är relaterade till receptbelagda och receptfria humanläkemedel omfattas.


3.2 Vad är en värdeöverföring?

Värdeöverföringar är en kontant eller icke kontant överföring som görs pga. serviceåtaganden mellan HCP/HCO och Bayer. Det kan vara lön, arvode eller annan ersättning för utfört arbete, samt ersättning för omkostnader i samband med uppdragets utförande(t.ex. resor och logi). Donationer och sponsring till hälso- och sjukvården(HCO) är också värdeöverföringar som redovisas.

 

3.3  Vad redovisas under HCP?
HCP betyder hälso- och sjukvårdspersonal. Värdeöverföringar i form av löneutbetalningar till individ samt omkostnader i samband med uppdragets utförande redovisas under HCP.  
Rapporten kommer att innehålla:
  • Namn och adress där personen huvudsakligen är verksam
  • Konsultarvoden
  • Utlägg för omkostnader vid uppdrag (t.ex. resa och logi)


3.2 Vad redovisas under HCO?

HCO betyder hälso- och sjukvårdsorganisation. Arvoden och omkostnader som faktureras från enskild firma, handelsbolag, aktiebolag och kommanditbolag redovisas under HCO. För uppdrag utförda i tjänsten redovisas belopp utbetalt till organisation/klinik eller vårdenhet under HCO. Donationer och sponsring till hälso- och sjukvården redovisas också under HCO.

Värdeöverföringar som görs till Universitet som inte är relaterade till HCP eller HCO kommer inte att rapporteras då dessa inte omfattas av koden.
Rapporten kommer att innehålla:
  • Namn (t.ex. på sjukhus, klinik, företag, förening etc.) och adress där organisationen huvudsakligen bedriver sin verksamhet
  • Donationer
  • Bidrag till kostnader för arrangemang (t.ex. sponsringskostnader)
  • Konsultarvoden
  • Utlägg för omkostnader vid uppdrag (t.ex. resa och logi)

 

3.3 Vad ingår i lön, arvode?
Lön och arvode rapporteras i enlighet med vad som överenskommits i skriftligt avtal.

Arvodet visas i brutto inklusive sociala avgifter.

 

3.4 Vad ingår i omkostnader?

Omkostnader i samband med ett konsultuppdrag är t.ex. resa och logi HCP/HCO har i samband med uppdraget.

Om HCP eller HCO har uppburit en registreringsavgift i anledning till sitt uppdrag kommer denna redovisas under ”utlägg för omkostnader förknippade med uppdraget eller konsultation t ex resa och logi”.

Måltider ingår inte i omkostnaderna.

 

3.8 När redovisas värdeöverföringarna?

Första redovisningen sker senast 6 månader efter årets slut. Således sker publicering för alla värdeöverföringar som skett år 2015(januari-december) i slutet av juni 2016. Värdeöverföringarna redovisas enligt kontantprincipen dvs. när pengarna har betalats och inte när aktiviteten har skett.  

 

3.9 Hur länge är redovisningen offentligt tillgänglig?

Rapporten kommer vara tillgänglig i tre år. Rapporten kan vid behov efter publicering ändras för att korrigera eventuella felaktigheter.

 

3.10  Cross-border värdeöverföringar
Alla värdeöverföringar som sker ”cross- border” rapporteras på samma sätt som lokala värdeöverföringar. HCP/HCOs huvudsakliga arbetsplats eller säte är avgörande för vilket land värdeöverföringen ska rapporteras i.

Detta kan t.ex. ske om Bayer AG i Tyskland anlitar en svensk HCP/HCO för ett konsultuppdrag. Värdeöverföringar som härrör från uppdraget rapporteras på HCP/HCO i Sverige och i den svenska rapportmallen. Detta tillvägagångssätt gäller även om någon Bayer entitet utanför Europa anlitar en svensk HCP/HCO.

 

4.    Valuta

Värdeöverföringar redovisas i SEK. I de fall värdeöverföring skett i annan valuta redovisas värdeöverföringen i SEK enligt den genomsnittliga växelkurs som gällde månaden då utbetalningstillfället skedde. Värdeöverföringen sker enligt kontantprincipen- v.g. se avsnitt 5.1  gällande kontantprincipen nedan.

 

Moms och sociala avgifter

Värdeöverföringarna kommer att redovisas exklusive moms.

Inkomstskatt och sociala avgifter kommer ingå i den rapporterade summan. 

5.    Rapporteringsperioden

5.1 Kontantprincipen

Data redovisas enligt kontantprincipen, det vill säga att de redovisas på det år värdeöverföringarna fysiskt skett. Värdeöverföringarna kommer rapporteras baserat på det datum de utbetalas. Detta kan vara när inkommen faktura utbetalas eller när utbetalning sker via lön.

Aktiviteter som skedde 2014 men utbetalades i 2015 kommer inte ingå i rapporteringen för 2015. Aktiviter som skedde år 2015 men som inte utbetalas förrän 2016 kommer ingå i rapporteringen av 2016 års värdeöverföringar.  

Kontantprincipen bestämmer även vem mottagaren av värdeöverföringarna anses vara. Om t.ex. onkologikliniken på Danderyds sjukhus har fått värdeöverföringar för en sponsring eller donation och det är Danderyds Sjukhus ekonomienhet som skickar fakturan rapporteras värdeöverföringen på Danderyds sjukhus som legal entitet och inte kliniken.   

6.    Sponsring

6.1 Vad rapporteras under sponsring?

Värdeöverföringar till HCO för sponsring av specifikt arrangemang anordnad av tredje part där Bayer får en motprestation. Det kan t.ex. vara en utställningsplats.  Det som rapporteras är sponsringssumman som är överenskommen i skriftligt avtal mellan HCO och Bayer.

 

6.2 Tredje part som arrangör

När en tredje part anordnar administrering och fakturering av sponsringsavgift blir detta en direkt värdeöverföring till tredje part och en indirekt värdeöverföring till HCO som gynnas av värdeöverföringen. Detta rapporteras under ”sponsring” på HCO.

 

6.3 Sponsring av flera HCO

I de fall vi sponsrar flera HCO kommer beloppet delas och rapporteras lika om det inte klart framgår hur stora belopp som gått till var och en.


7.    Forskning och Utveckling

7.1 Vad ingår i forskning och utveckling?

Värdeöverföringar till mottagare i samband med planering eller utförande av icke klinisk studie(definierad i OECD:s principer för god laboratoriesed), klinisk prövning(fas I-IV) eller icke interventionsstudie som omfattar insamling av patientdata från hälso-och sjukvården eller för dess räkning.

 

7.2 Hur kommer forskning och utveckling rapporteras?

Forskning och utveckling kommer att rapporteras som en totalsumma under kategorin ”FoU” utan någon specifik uppgift om mottagaren av värdeöverföringen.

 

7.3 Hur hanterar vi värdeöverföringar när vi använder CRO?

Vid användande av CRO som genererar indirekta värdeöverföringar till HCP/HCO kommer detta rapporteras under HCP/HCO.


8.    Marknadsundersökningar

Marknadsundersökningar är alltid anonyma och kommer därför inte rapporteras på HCP eller HCO.


9.    Donationer

Bayers interna regler för donationer är restriktiva, därför är sannolikheten liten att det görs några donationer. Om så likväl är fallet rapporteras de under den kategorin ”Donationer till HCOs”.

 

Stipendier som har givits till HCO kommer också att rapporteras under kategorin ”Donationer till HCOs”.
Uppdaterad: 31.05.2016  Copyright © Bayer AB
http://www.bayer.com

Share this page on

Blogs and Microblogs

News

Bookmark Services

Close ×